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Favoriser l'accès à vos...
Documents

Avant-propos

Que ce soit pour se procurer des biens ou des services, exercer ses droits ou réaliser ses rôles sociaux, toute citoyenne ou tout citoyen a besoin de consulter des documents présentés dans divers formats (par exemple, imprimé, Web, audiovisuel, etc.). Pour les personnes handicapées, l’accès aux documents peut représenter un obstacle si le format de ceux-ci n’est pas adapté à leurs besoins. Il en est ainsi pour des personnes ayant une incapacité visuelle ou une incapacité auditive.

Favoriser l’accès aux documents dans un format adapté aux caractéristiques et aux besoins des personnes handicapées est donc une condition fondamentale pour leur permettre d’obtenir l’information dont elles ont besoin, et ce, notamment pour avoir accès aux services et prendre les décisions qui les concernent.

Le gouvernement du Québec a fixé des orientations et a déterminé des mesures engageant les ministères et les organismes publics à favoriser l’accès à leurs documents offerts au public. Les informations présentées dans cette section concernent principalement ces organisations. Toutefois, toute organisation, entreprise ou personne qui désire favoriser la participation sociale des personnes handicapées ou qui souhaite offrir un meilleur service à la clientèle est invitée à s’en inspirer pour rendre ses documents accessibles.

 

Attention!

Les informations fournies dans ces sections visent principalement à sensibiliser le lecteur à l’importance de tenir compte des particularités des personnes handicapées et de leurs besoins concernant l’accès aux documents. Elles ne remplacent en aucun temps ce qui est prévu par toute loi, toute politique ou tout règlement qui prévaut en cette matière. Il importe de s’y référer pour valider ultimement toute information et pour connaître les obligations précises à ce sujet.

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Pour le personnel accueillant ou offrant des services aux personnes handicapées

Dans le cadre de votre travail, il est possible que vous receviez des demandes de personnes handicapées pour obtenir des documents dans un format autre que celui dans lequel ils ont été produits (par exemple, une personne ayant une incapacité visuelle pourrait désirer obtenir la version en braille d’un document imprimé). 

Au Québec, une loi détermine les obligations auxquelles sont assujetties certaines organisations en ce qui concerne l’accès aux documents. Il s’agit de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1).Ce contenu Web externe, qui s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre, peut comporter des obstacles à l'accessibilité puisqu'il est hébergé dans un autre site Web. Il existe également une politique gouvernementale, intitulée L’accès aux documents et aux services offerts au public pour les personnes handicapéesCe contenu Web externe, qui s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre, peut comporter des obstacles à l'accessibilité puisqu'il est hébergé dans un autre site Web., qui précise plus particulièrement ce qui est attendu des ministères et des organismes publics visés.

Nous vous invitons à consulter la personne responsable de leur application dans votre organisation afin de connaître les procédures en vigueur et ainsi répondre efficacement aux personnes ayant une incapacité ou diriger ces personnes vers le service approprié.

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Pour un gestionnaire ou une personne responsable de l’accès aux documents

À titre de responsable d’une organisation, de gestionnaire d’un service ou d’un bureau ainsi que de responsable de l’accès aux documents, vous pourriez être appelé à prévoir et à mettre en place les mesures nécessaires concernant l’accès aux documents pour les personnes handicapées.

La Loi assurant l’exercice des droits des personnes handicapées en vue de leur intégration scolaire, professionnelle et socialeCe contenu Web externe, qui s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre, peut comporter des obstacles à l'accessibilité puisqu'il est hébergé dans un autre site Web. a confié au gouvernement du Québec la responsabilité d’établir « une politique visant à ce que les ministères et organismes publics se dotent de mesures d’accommodements raisonnables permettant aux personnes handicapées d’avoir accès aux documents, quelle que soit leur forme, et aux services offerts au public » (chapitre E-20.1, article 26.5). 

Pour s’acquitter de cette obligation, le gouvernement du Québec a donc adopté, en décembre 2006, la politique gouvernementale L’accès aux documents et aux services offerts au public pour les personnes handicapéesCe contenu Web externe, qui s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre, peut comporter des obstacles à l'accessibilité puisqu'il est hébergé dans un autre site Web. ayant pour but de « mettre en place au sein de l’Administration toutes les conditions qui permettront aux personnes handicapées d’avoir accès, en toute égalité, aux services et aux documents offerts au public ».

En connaître davantage sur les accommodements raisonnables

La politique gouvernementale L’accès aux documents et aux services offerts au public pour les personnes handicapées

La politique s’adresse à tous les ministères ainsi qu'aux organismes publics visés par la Loi assurant l'exercice des droits des personnes handicapées en vue de leur intégration scolaire, professionnelle et sociale. Cette loi définit un organisme public comme étant « un organisme du gouvernement ou une entreprise du gouvernement au sens de la Loi sur le vérificateur général (chapitre V-5.01) » (paragraphe e.1 de l'article 1). La liste des ministères et des organismes publics assujettisCe contenu Web externe, qui s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre, peut comporter des obstacles à l'accessibilité puisqu'il est hébergé dans un autre site Web. est présentée en annexe de la politique.

Deux orientations guident la mise en œuvre de cette politique :

  1. « Prendre les mesures nécessaires pour que toute personne handicapée qui en fait la demande ait accès, en toute égalité, aux documents et aux services offerts au public;
  2. Entreprendre une démarche proactive afin de réduire, voire éliminer, les obstacles que rencontrent les personnes handicapées dans l’accès aux documents et aux services offerts au public. ».

Attention!

De ces orientations découlent des principes et des mesures qui doivent être observés par les ministères et les organismes publics. Entre autres, :

  • « À la demande d’une personne handicapée, le ministère ou l’organisme concerné fournit le ou les documents en formats adaptés;
  • Le ministère ou l’organisme respecte le choix du format adapté demandé par la personne handicapée et honore cette préférence, dans la mesure du possible;
  • Dans l’éventualité où le choix de la personne handicapée ne peut être satisfait, le ministère ou l’organisme s’efforce de lui fournir le document demandé dans un format qui lui est accessible et qu’elle peut utiliser. Dans ce cas, le ministère ou l’organisme public communique avec la personne handicapée afin de convenir d’une solution;
  • À la demande d'une personne handicapée, le ministère ou l'organisme lui offre un service d'assistance pour lui permettre d'accomplir les démarches administratives nécessaires à la prestation d'un service offert (que ce soit, par exemple, pour remplir un formulaire ou un questionnaire administratif);
  • Le ministère ou l’organisme public ne peut, en aucun cas, exiger aux personnes handicapées des frais supplémentaires associés à l’adaptation d’un document ou d’un service offert au public;
  • Dans leur démarche de planification, les ministères et les organismes publics peuvent aussi dresser la liste des documents les plus fréquemment demandés par les citoyens et les produire en formats adaptés. Cette façon de procéder à l’avantage de diminuer les délais d’attente. ».

En outre, la politique énumère les adaptations qui sont possibles lorsqu’un document doit être produit dans un format non traditionnel. Par exemple, pour un document imprimé, on peut penser au braille, aux gros caractères d’imprimerie, à une traduction en Langue des signes québécoise (LSQ) ou au format audio. Pour un document audiovisuel, on peut envisager le sous-titrage, l’ajout d’un médaillon en LSQ ou encore la vidéodescription. Pour effectuer ces adaptations et pour conseiller les organisations, des fournisseurs sont présents sur le marché.

Puisque plusieurs documents sont disponibles sur le Web, nous vous invitons à consulter les standards gouvernementaux sur l’accessibilité d’un site Web pour les personnes handicapées.

Documents en formats adaptés

Les documents en formats adaptés renvoient à tout format d’édition non traditionnelle. Dans la majorité des cas, il s’agit de documents imprimés. L’évolution technologique et divers moyens d’adaptation permettent d’améliorer constamment les possibilités d’adapter les documents écrits et audiovisuels. À titre d’information, voici quelques exemples :

Pour l’imprimé

  • Le gros caractère d’imprimerie correspond à la modification de la taille du caractère d’imprimerie selon la grandeur du point requis, soit de 16, 22, 26 ou même plus, et un ajustement du texte en conséquence pour les documents produits au moyen de logiciels de traitement de texte;
  • La police d’écriture recommandée est du type « Arial » ou « Verdana »;
  • Le contraste privilégié demeure le noir sur le blanc;
  • L’utilisation d’un papier mat est recommandée pour éviter la réflexion de la lumière;
  • Le format audio est un moyen d’adaptation utilisé lorsqu’il y a présentation d’un texte écrit sur un support audio (cassette, disque compact, etc.);
  • Le braille est un moyen d’accès à l’écriture et à la lecture pour les personnes ayant une incapacité visuelle;
  • Le document vidéo en Langue des signes québécoise (LSQ) ou en Américan Sign Language (ASL) est utilisé lorsque le contenu d’un texte écrit doit être présenté sous forme de vidéo par un interprète gestuel;
  • L’utilisation du DVD est de plus en plus préconisée, car il peut être visionné sur l’écran d’un ordinateur, disponible par un lien Internet ou modifié en capsule Internet;
  • La communication écrite simplifiée consiste à vulgariser le contenu d’un document écrit destiné à des individus pouvant avoir des difficultés à comprendre les subtilités d’un texte;
  • Le fichier électronique est un moyen de plus en plus utilisé par les personnes ayant une incapacité visuelle pour adapter un document imprimé. Elles utilisent des outils d’aide à la lecture (par exemple, un lecteur numérique, un synthétiseur vocal ou un logiciel de grossissement) pour lire le fichier. Les documents Word, les fichiers « .txt » et les fichiers « .htm » sont préconisés.

Pour l'audiovisuel

  • Le sous-titrage est la présentation à l’écran d’un texte qui correspond à la composante sonore d’une production audiovisuelle. Le sous-titrage est une version écrite du contenu sonore essentiel à la compréhension. Pour les personnes qui maîtrisent bien une langue, ce moyen peut être une solution de rechange à l’interprétation visuelle;
  • L’ajout d’un médaillon pour l’affichage en langue des signes a longtemps permis d’afficher à l’écran, en Langue des signes québécoise (LSQ) ou en American Sign Language (ASL), les paroles prononcées dans une production audiovisuelle. Aujourd’hui la technologie permet de faire apparaître l’interprète directement à l’écran sans l’aide d’un médaillon;
  • La vidéodescription transmet toutes les scènes d’action et le texte à l’écran, par exemple le générique, que l’on peut retrouver dans un document vidéo, une émission de télévision, un document multimédia sur le Web ou un film, par l’entremise d’un narrateur qui décrit ce qui se passe et lit le texte. Elle fournit une explication verbale des scènes d’action, des tableaux, des cartes ou de toute composante visuelle qui sert à communiquer le message global. Cette bande sonore peut être réalisée en même temps que le scénario original ou être ajoutée à une vidéo déjà produite.

Demandes effectuées en vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1)

Toute demande d’accès effectuée en vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnelsCe contenu Web externe, qui s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre, peut comporter des obstacles à l'accessibilité puisqu'il est hébergé dans un autre site Web. à un document ou à un renseignement personnel doit être traitée conformément aux règles qui y sont prévues. La politique n’a pas pour effet d’écarter ou de modifier ces règles. L’application de la politique, pour les organismes qui y sont assujettis, présente cependant certaines particularités dans le cas de demandes d’accès à des documents ou à des renseignements personnels faites en vertu de la Loi sur l’accès.

Les informations présentées dans cette section ont été formulées à partir du Guide d’accessibilité et d’adaptation des services gouvernementaux : les services de l’État, c’est aussi pour les personnes handicapées ainsi qu’à partir de commentaires recueillis lors d’une consultation. 

Ces particularités sont :

Exercice du droit d'accès par l'obtention d'une copie d'un document

La Loi sur l’accès prévoit que le droit d’accès peut s’exercer par l’obtention d’une copie d’un document contenant des renseignements personnels ou autres. Les mesures prévues au point 1 de la première orientation de la politique peuvent alors être appliquées.

Exercice du droit d'accès par la consultation sur place d'un document

La Loi sur l’accès prévoit que le droit d’accès à un document peut s’exercer par consultation sur place pendant les heures habituelles de travail (articles 10 et 84). À cet égard, il est utile de souligner que la politique prévoit, à la première orientation, un point concernant l’accessibilité des locaux où sont offerts des services. Cette mesure peut s’appliquer à la consultation sur place de documents.

Exercice du droit d'accès à distance

La Loi sur l’accès prévoit qu’un organisme public peut permettre l’exercice du droit d’accès à un renseignement personnel en permettant à la personne concernée d’en prendre connaissance à distance (article 84).

À cet égard, il convient de rappeler que la Commission d’accès à l’information prévient les ministères et les organismes publics des problèmes de confidentialité qui risquent de survenir lors d’une communication de renseignements personnels par courriel, compte tenu du fait que la plupart des systèmes gouvernementaux ne sont pas configurés pour permettre, notamment, le recours au cryptage.

Assistance du responsable de l'accès à l'information

La Loi sur l’accès prévoit l’assistance du responsable de l’accès à l'information lorsqu’une demande n’est pas suffisamment précise ou lorsque le demandeur le requiert pour identifier le document susceptible de contenir les renseignements qu’il recherche (article 42). À cet égard, il est utile de rappeler que la politique prévoit que des moyens de communication adaptés doivent être offerts pour permettre aux personnes handicapées de communiquer aisément avec le personnel. Cela implique donc que les ministères et les organismes publics assujettis à la politique doivent s’outiller, s’ils ne le sont pas déjà, de moyens de communication adaptés.

Communication ou correction d'un renseignement personnel par une personne autre que le responsable de la protection des renseignements personnels

Il convient finalement de rappeler que même si en principe une demande d'accès doit être adressée au responsable de la protection des renseignements personnels, la Loi sur l’accès prévoit également qu'une personne peut obtenir, auprès d'un autre représentant de l'organisme concerné, la communication d'un renseignement personnel la concernant dans le cadre de la prestation d'un service (article 94).

Cette disposition de la Loi sur l’accès est importante pour permettre à toute citoyenne et à tout citoyen de connaître ce que les ministères et les organismes publics détiennent comme information à leur sujet. Il s’agit d’un des fondements mêmes de la Loi sur l’accès. Ainsi, la prise de connaissance par une personne de l’information qui est conservée à son sujet par un ministère ou un organisme public et le droit de la faire corriger si elle est inexacte, incomplète ou obsolète sont essentiels lorsqu'il est question d'accès aux services pour les personnes handicapées. En effet, une information erronée ou incomplète pourrait priver la personne handicapée d’un service ou de l’accès à un service.

Recours

En matière d’accès à un document, de communication ou de rectification d’un renseignement personnel, la personne qui n’est pas satisfaite de la décision du responsable de l’accès à l’information d’un ministère ou d'un organisme public peut, dans un délai de 30 jours, demander la révision de cette décision. Seule la Commission d’accès à l’information a juridiction pour disposer de telles demandes de révision.

Pour la question de l'accès aux documents détenus par une personne qui exploite une entreprise dans le secteur privé, nous vous invitons à vous référer à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privéCe contenu Web externe, qui s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre, peut comporter des obstacles à l'accessibilité puisqu'il est hébergé dans un autre site Web. (chapitre P-39.1) ainsi qu'au Code civil du Québec.

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Ressources

Diverses organisations et divers fournisseurs ont développé une offre de service de soutien-conseil ou d’exécution relativement à l’adaptation des documents, notamment en ce qui concerne :

L'accès à l'imprimé

L'accès à l'audiovisuel et à l'imprimé

La Langue des signes québécoise (LSQ)

Le braille

Attention!

Au Québec, on doit exiger des ressources que le Code braille français uniformisé pour la transcription des textes imprimés (CBFU) soit utilisé lorsqu’il s’agit de transcrire une œuvre littéraire française.

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